Udskriv

Forretningsorden

Forretningsorden for Ribe Katedralskoles bestyrelse

Denne forretningsorden er fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser samt bekendtgørelse nr. 750 af 29/6 2012 om standardvedtægt for institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Ribe Katedralskole.

Bestyrelsens opgaver

§ 1. Bestyrelsens opgaver og ansvar er beskrevet i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser med tilhørende ændringer og gymnasiets vedtægt i bestemmelserne § 7 - § 11, og består bl.a. i følgende overordnede opgaver:

overordnet ledelse af den selvejende institution herunder

fastlæggelse af Ribe Katedralskoles indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætning 1 gang årligt

fastlæggelse af Ribe Katedralskoles løn- og personalepolitik

ansættelse og afskedigelse af rektor

fastsættelse af resultatkontrakt for rektor og opfølgning herpå efter gældende retningslinjer

udpegning af intern revisor

godkendelse af budget og regnskab

godkendelse af årsrapport, herunder regnskabsinstruks og stillingtagen til Ribe Katedralskoles organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og principper for budgettering

ansvarlig overfor undervisningsministeren for Ribe Katedralskoles drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud

Organisering af bestyrelsen, formand og næstformand

§ 2. Bestyrelsen består af i alt 8 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.

Stk. 2. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.

Stk. 3. Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret, og bistår formandsskabet i tilrettelæggelse af møderne.

Stk. 4. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.

Stk.5. Bestyrelsen foretager en gang årligt en selvevaluering af bestyrelsens arbejde og resultater og skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.

Rektor udarbejder i samarbejde med formandsskabet et koncept til evaluering.

Informationsgrundlag

§ 3. Formanden sørger for, at dagsordenspunkterne til møderne er bilagt nødvendigt materiale til at oplyse sagen. Rektor bistår formanden.

Stk. 2. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.

Stk.3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende Ribe Katedralskoles forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

Stk. 4. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt et sådan videregivelse er i strid med Ribe Katedralskoles interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder

§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for ½ år ad gangen. Mødeplanen kan suppleres med et årshjul for behandling af tilbagevendende emner. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt matereale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punktet skal meddeles til formanden og rektor senest 7 dage før det fastsatte bestyrelsesmøde.

Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.

Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom, formanden indkalder i så fald til møde hurtigst muligt og senest inden 15 dage.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for Ribe Katedralskole, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.

Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende fast punkter på dagsordenen:

• Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde og godkendelse af dagsorden

• Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde

• Skolens økonomi

• Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.

• Andre punkter som rektor eller bestyrelsen prioriterer og ønsker behandlet evt. i en afgrænset periode, hvor indsatsområdet er særligt i fokus.

Stk.2. Mødeplanen og/eller et årshjul for møderne skal sikre, at der sker opfølgning på de af bestyrelsens besluttede strategier, resultatkontrakten, planer, interne og eksterne evalueringer, rapporter om institutionens likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme mv.

Stk.3. Mødeplan og /eller årshjul skal ligeledes sikre procedurer for bestyrelsens stillingtagen til skolens administration, økonomiadministration, herunder intern revision, organisering og løn - og personalepolitik.

Beslutningsreferat

§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.

Stk. 2 Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

Offentlighed

§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Referat mv. lægges på skolens hjemmeside. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Mødepligt, habilitet

§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2. medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden eller skolens kontor herom inden mødets afholdelse.

§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og Ribe Katedralskoles rektor, herunder med angivelse af muligheder for delegering

§ 10. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen jf. § 1. Rektor har den daglige ledelse af Ribe Katedralskole og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.

Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:

• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,

• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,

• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og

• at Ribe Katedralskoles virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for Ribe Katedralskoles økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse Ribe Katedralskoles drift, økonomi samt forventede investeringer.

Stk.6. Rektor forelægger institutionens årsrapport til bestyrelsens godkendelse. Regnskabsinstruksen indgår i årsrapporten, og indeholder en beskrivelse af Ribe Katedralskoles formål, den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af skolens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Regnskabsinstruksen er underlagt revisionskontrol og godkendes af rektor og bestyrelsesformand.

Stk.7. Håndtering af skolens informationer er beskrevet i Sikkerhedsinstruksen. Sikkerhedsinstruksen skal sikre, at institutionens informationer er beskyttede, og at kritiske og (person) følsomme informationer bevarer deres fortrolighed.

Stk. 8. Rektor disponerer over skolens bevilling inden for rammerne af skolens vedtægt og denne forretningsorden samt inden for det af bestyrelsen besluttede budget.

Stk. 9. Rektor foretager ansættelse og afskedigelse af personale.

efter bemyndigelse fra bestyrelsen og orienterer bestyrelsen herom.

Stk. 10. For så vidt angår ansatte, der er tjenestemænd, indstiller Rektor til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål.

Stk. 11. Rektor indgår lokalaftaler om løn i henhold til overenskomst og aftaler løn til personale i overensstemmelse med disse aftaler. Rektor forelægger større ændringer omkring organisatoriske forhold og løn- og personalepolitik for bestyrelsen.

Stk. 12. Bestyrelsen kan udarbejde yderligere retningslinjer for, hvilke konkrete bemyndigelser, fx vedr. personaleforhold, økonomi mv., der er givet til rektor.

Ændring af forretningsordenen

§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal. Bestyrelsen gennemgår mindst en gang i hver periode forretningsordenen for at sikre, at den løbende tilpasses Ribe Katedralskoles behov.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 11. december 2013.

I bestyrelsen:

Elisabeth Dons Christensen, formand

Jørn Henriksen, næstformand

Jens Bo Holm-Nielsen

Henning Balle

Ina Krarup Nielsen

Kurt Jakobsen

Morten Høyrup

Lise Vind Petersen

Simon Skole Høy

Didde Knudsen

Bent Karsdal, rektor